Geribildirim kelimesi son yirmi yıldır neredeyse hepimizin günde en az bir defa kullandığı bir kelime haline geldi.
Bu arada “Feedback” İngilizce’den dilimize adapte ederek kullandığımız tam çevirisi ile “geri besleme” olarak da kullanılan bir kelime. Peki tanımı nedir, ne anlama geliyor diye sorarsanız kısaca, geribildirim alan ve yapan arasında belli bir amacı olan yapıcı olması gereken bir görüşme şeklidir.
Başta iş hayatı olmak üzere hayatımızın her alanında geribildirimde bulunuyoruz. Burada ise iş hayatında geribildirimin rolü üzerinde duracağım.
Sağlıklı bir geribildirim süreci için olmazsa olmaz diyebileceğimiz birçok şey olabilir. Ama geribildirim verilirken çok dikkat edilmesi gereken bazı kurallar vardır ki yaptığınız görüşme başarıya ulaşabilsin. Sonuçta amaç geribildirim alan kişiye yarar sağlamaktır incitmek değil. Bir bakıma bıçak sırtı bir süreç de diyebiliriz. İyi ellerde çok iyi sonuçlar verebilirken ego dolu ruhlarda oldukça yıkıcı olabilir.
Geribildirim genelde üç alanda olur: Takdir etme, performans iyileştirme ve yapıcı geribildirim.
Takdir Etme: Çalışanın mevcut davranışlarını devam ettirmesi istenildiği zaman kullanılır ve olumlu yönlere odaklanılır.
Performans iyileştirme: Çalışanın mevcutta bazı alanlarda gösterdiği olumsuz performansı iyileştirmek için verilen geribildirimdir. İşini daha iyi yapabilmesi için kişide farkındalık oluşturabilmek önemlidir. Bunun yöntemi de eksikleri saymak değil, doğru soruları sorarak onun daha iyi yapabileceği alanları keşfetmesine yardımcı olmaktan geçer.
Yapıcı geribildirim: Performans iyileştirme ve çalışanı geliştirmek için yapılan iki ayrı geribildirimden oluşur.
Hangi amaçla kullanırsanız kullanın, görüşme geribildirim verdiğiniz kişiye de söz hakkı tanıdığınız bir süreç olmalıdır. Fakat özellikle takdir dışındaki geribildirimlerde ne yazık ki sürecin sıkça şu şekilde yürüdüğünü görüyoruz veya yaşıyoruz: Geribildirim- haddini bildirme.
Böyle bir süreçten her iki taraf içinde hiç bir fayda çıkmayacağı kesindir. Peki neden böyle oluyor? Gördüğüm, görüşmenin geribildirim veren kişinin bilincinin kapanıp tamamen egosuyla hareket ettiği bir sürece dönüştüğüdür. Bunun sebebi geri bildirim veren kişinin isteği dışında oluşan gelişimlerden dolayı karşı tarafı sorumlu tutmasından kaynaklanmasıdır.
Yani egosal yaklaşımla sıkı bir haddini bildirme… Peki o zaman ne oluyor? Gerçek amaçtan oldukça uzaklaşıp çalışandan beklentileri karşılamadığını aktararak onu yetersiz hissettirmek. Bu davranış çalışanı muhtemelen kaybetme riskiyle karşı karşıya kalmamıza neden oluyor. Cam eşyalar satan dükkana girmiş fil gibi bir etki yaratıyoruz çalışanda. Artık isteksiz, motivasyonsuz ve küsmüş bir çalışan oluşturmuş oluyoruz. Motivasyonsuz çalışanın kuruma katamadıklarını saymıyorum bile.
Tamam diyelim ki negatif şeyler söylemek her iki tarafı geren bir süreç peki takdir için geribildirim sürecine ne demeli?
Kişiyi takdir etmek için de geribildirim görüşmesi yapılmalı. Yani çalışanı yaptığı bir şeyden dolayı takdir etmek. Teşekkür olabilir, sırtını sıvazlamak veya mail atmak olabilir. Yazı üzerinde çok zor olmamakla beraber bir çok insana zor geldiğini gözlemlemişizdir. Muhtemelen çoğumuz yaşamıştır. Çok mu zor ? Kesinlikle hayır. Neden yapmıyoruz? “Şımartmayalım, ne gerek var, takdir edecek ne yaptı ki bu, onun görevi zaten” vb..cümleler kuruyoruz.
Hakkıyla kişiyi toplum önünde takdir etmekte zorlanırken tersini yaparken çok başarılı performans gösterebiliyoruz. Takdir etmek o kadar da zor olmamalı.
Takdir etmek için illa bir görüşme yapmayı beklemeye gerek yok. Bazen sadece “eline sağlık” yeterli olacaktır. Dikkat edilmesi gereken nokta takdir yöntemlerinin duruma uygun bir şekilde kullanılması. “Hızlı geri dönüşünüz için teşekkürler. Takibiniz için teşekkür ederim. Çözüm öneriniz yerinde” vs gibi.
Yapılan bilimsel araştırmalarda insanlar için takdirin, bildiğiniz ücret dahil bir çok motivasyon aracının önünde yer aldığını gösteriyor. Bu gerçeği bir çoğumuz bilmemize rağmen takdir edemiyoruz, bırakın takdiri teşekkür etmekte bile zorlanıyoruz. Halbuki sıfır maliyeti olan takdirin çalışanda yarattığı etkiyi sağlayabilecek başka bir araç olmadığının farkına varmamız gerekiyor.
Gün gelir herkes bir gün başardığı, yaptığı veya yapmadığı, şeylerden dolayı takdir edilmek ister.
